Как правильно отказать начальнику от другой работы. Секрет успешной карьеры или как вежливо отказать начальнику. Отказать или согласиться – разбор типичных просьб руководства
Шеф вешает на вас кучу дополнительной работы и заставляет ночевать в офисе. Как правильно отказаться и остаться при этом в списке лучших сотрудников?
Прежде всего осмотритесь по сторонам. Все ли ваши коллеги задерживаются после работы или шеф выбрал в качестве слабого звена только вас? В первом случае вам придется выбирать: присоединиться к труженикам или покинуть компанию, так как бороться с корпоративными идеалами будет сложновато.
Анализируйте
Если же ваш коллега спокойно отказывается от дополнительных обязанностей и уходит домой ровно в 6 вечера, в то время как вы соглашаетесь на переработки - подумайте, почему жертвой стали именно вы. Скорее всего, вы хотите добиться уважения и доверия со стороны начальства и боитесь показать себя нелояльным сотрудником. Однако, безропотно соглашаясь на любые приказы босса, вы лишь демонстрируете отсутствие собственной позиции.
Как правило, человек, на которого вешают дополнительную работу, обладает характерными личностными особенностями. Он выбирает подобную модель поведения не только в офисе, но и за его пределами. Это неуверенный в себе человек, страшащийся неудач и изначально ставящий себя в позицию жертвы. Бывает, он еще ничего не говорит, но уже готов просить прощения. Первый мой совет таким людям - работать над собой.
Если вас что-то не устраивает, не бойтесь выяснять отношения. В конце концов, на одной компании свет клином не сошелся.
Ставьте на место
Было бы неплохо еще на собеседовании спросить работодателя о том, приняты ли в компании переработки и как они оплачиваются. Учитесь говорить «нет» сразу. Не исключено, что начальник будет проверять вас на безотказность в первые же недели работы, так что вы должны сразу показать, что не готовы брать на себя сверхзадачи, за исключением форс-мажорных случаев.
«Я устроилась в фирму ассистентом PR-менеджера, - рассказывает Инна. - У меня не было опыта, и я была просто счастлива, что меня взяли на работу в такое крутое агентство! Я старалась зарекомендовать себя с самой лучшей стороны: соглашалась на любую работу, лишь бы заметили. Со временем на меня обратили внимание другие сотрудники, но это было не то внимание, которого я ждала: меня просто стали просить делать чужую работу. Окончательное разочарование наступило в конце месяца, когда мне выдали мизерную зарплату. Я пошла жаловаться к начальнице, а в ответ мне сказали: «Все обсуждалось на собеседовании, но если вам что-то не нравится, вы всегда можете уйти». Я и ушла».
Если вы сразу дадите понять начальнику, что умеете отказывать, в дальнейшем у него не возникнет желания доставать вас заданиями вне вашей сферы ответственности. Конечно, вы должны уверить босса, что всегда готовы прийти на помощь в случае кризиса и на переработки смотрите исключительно положительно, лишь бы это не вредило вашей основной работе. Бывают производственные ситуации, когда делать стойку и отвечать боссу: «Мой рабочий день окончен, я больше не работаю» - смешно. Если случилось что-то экстренное, выходящее за рамки привычного распорядка, нужно проявить лояльность и подчинить личные желания командной работе.
Аргументируйте
Не бойтесь обращаться за помощью к коллегам. Присмотритесь, как они научились умерять аппетиты начальника. Пусть они расскажут вам, как им удалось поставить босса на место.
Если начальник обращается к вам с приказом о переработках, подберите в ответ правильные аргументы. Эти доказательства должны быть понятны и очевидны. Руководителю необходимо осознать, что если вы будете брать на себя дополнительную ответственность, от этого пострадает весь отдел и даже компания. Скажите, что у вас уже есть работа, которую вы хотите делать качественно и в срок. Если вы возьметесь за новые обязанности, качество уступит место количеству. Спросите его: «Какое задание для вас является приоритетным: то, что я выполнял до этого, или то, которое вы мне сейчас предлагаете?» Узнав о приоритетах, вы сможете целиком сосредоточиться на выполнении одного из них.
Торгуйтесь
«Я долго страдал от придирок начальника, - рассказывает программист Евгений. - Не успевал я закончить один проект, как мне давали новый, причем ставили такие сроки, что я вынужден был работать дома и по ночам в офисе, чтобы хоть что-то успеть. Зрение окончательно испортилось, перестал высыпаться, жена пилила. В конце концов не выдержал и пошел жаловаться боссу. Сказал следующее: «Когда я устраивался, вы обещали мне 8-часовой рабочий день. Я не лентяй, вы знаете, но почему-то вынужден находиться в офисе до 11 вечера. Нельзя ли мне как-то снизить нагрузку?» В следующий раз босс уже не просто приказал мне сделать что-то, а спросил, могу ли я это сделать. Я ответил, что сейчас занят, но обязательно посмотрю, как только освобожусь. Потом я еще раз поговорил с шефом и сказал, что готов брать на себя любую работу, но в течение своего рабочего дня. Тогда он просто предложил мне повысить зарплату - как оказалось, других желающих работать за двоих в компании не оказалось».
Если переработки стали нормой, нужно обсудить ситуацию с начальником. Вы можете согласиться на задержки, но тогда имеет смысл обговорить условия, на которых вы будете трудиться. К примеру, вы можете договориться о преимуществах, которые получите за сверхработу, - отгулы, вольный график, сокращенный рабочий день и т. д. Или же выбивайте премию за свой труд. Я бы советовала всем сотрудникам обязательно изучить Трудовой кодекс - там четко прописаны все условия переработок и вознаграждение. Другой вариант - спокойно отказать начальнику в просьбе, напомнив ему о своих правах, трудовом договоре и должностной инструкции. Не будьте категоричны и резки. Вспомните разговор на собеседовании, попытайтесь объяснить начальнику, что не готовы менять условия трудового договора. Демонстрируйте спокойствие и уверенность. Вы не прикреплены к этой компании навечно, и начальник это понимает, поэтому и готов идти на уступки.
Как часто все мы жалуемся, что работа съедает все силы. Независимо от того, насколько компетентным Вы можете быть, условия на работе могут быть достаточно жесткими, чтобы в них находиться неделю за неделей. И не помогает, даже если у Вас есть требовательный начальник, день за днем побуждающий Вас идти вперед и только вперед. Это как раз та проблема, перед которой сталкиваются люди во всем мире, и вне зависимости от культуры и вероисповедания, все озабочены тем, чтобы отказ руководству не выглядел резким и безосновательным. На самом деле отказ не всегда может иметь отрицательный оттенок!
Если Вы уже работаете достаточно долго, и искренне хотите работать продуктивнее на благо фирмы, нет ничего лучше, чем честно сказать «нет» навалившемуся грузу. Если Вы спокойно будете все это сносить, то на некоторое время жизнь Вашего начальника улучшится, но в конце-концов проблема всплывет наружу и снизит Вашу производительность, что, в конечном счете, может отрицательно повлиять на работу всей команды. Ниже я приведу несколько ясных и вежливых способов отказать Вашему начальнику.
1. "Да, но …"
Иногда, лучше быть тактичным, и вариант "да, но …" работает более эффективно, чем прямое "нет". Является ли это корпоративным решением, которое вовлекает Вас и Вашу команду, или решение о Вашей рабочей нагрузке, принятое Вашим начальником, такая часть ответа как "да" показывает, что Вы услышали и поняли точку зрения руководства. Часть "Но …" указывает на то, что Вы интересуетесь поручением в достаточной степени и ищите дополнительное решение. Цельный подход показывает Вас в очень выгодном свете, даже при условии, что Вы противоречите решению вышестоящих лиц.
Возьмите, например, «уверен, новая стратегия поможет нам приблизиться к более потенциальным клиентам, и производить больше, но она значительно сократит наше время, чтобы развить контакты, и это может отрицательно повлиять на нашу репутацию и успешный обменный курс.»
2. Продемонстрируйте принцип "Больше Работы = Меньше Производительности"
Закон снижающейся прибыли работает для всех, включая Вашего начальника. Вы знаете свою работоспособность и допустимую рабочую нагрузку лучше всех, поэтому именно Вы, и никто другой, должны сказать руководству, что его дальнейшие требования идут в разрез с Вашей производительностью. Попытайтесь также использовать "да, но …" см. п.1.
Например, если Ваш начальник хочет, чтобы Вы взяли новый проект и выполнили его в кратчайшие сроки и в дополнительные часы, Вы должны объяснить, почему качество работы при этом не станет лучше и быстрее. Возможно, у Вас есть хобби, которое играет ключевую роль в Вашей разрядке от работы, и Ваш начальник обязательно должен знать это. Примите во внимание то, что когда Вы связываете свой отказ от задания с тем, чтобы лучше выполнить Вашу работу, чтобы при этом еще и не пострадала Ваша производительность, Вы не будете выглядеть в невыгодном свете.
3. Перенесите ответственность на своего начальника
Если у Вас уже есть много заданий, заставьте своего начальника взять на себя ответственность за дополнительную работу, которая отдается Вам. Для примера спросите, "хорошо, я возьму этот проект, но я уже работаю над A, B и C. На какой из них Вы хотите, чтобы я поставил более низкий приоритет?" Сделать ответственным начальника в данной ситуации является отличным способом косвенно сказать «нет»!
4. Действительно ли Вы уверены, что Ваше руководство хочет, чтобы с ним всегда соглашались?
Эти люди всегда готовы показать, что они являются положительными и производительными, и много служащих забывает, что начальство не всегда ищет людей, которые скажут "да" в любой ситуации. Существует множество руководителей, которые ценят рабочих, у которых есть уверенность и независимость, чтобы думать, принимать решения, критически анализировать и иметь свою точку зрения. С такими начальниками периодическое "нет" покажет Вас в более выгодном свете чем бесконечное "да".
Если у Вас был неудачный опыт с руководством вначале Вашей карьеры, не судите каждого по тем же самым параметрам. Это будет большая помеха к Вашему потенциальному успеху.
5. Установите Ясность и Хорошую Коммуникацию
Для начала следует установить рабочие взаимоотношения. Если Ваш начальник знает, что Вы общительны и любите ясность, Вы будете в состоянии установить рабочие отношения, которые откровенны и честны. Вы будете трезво смотреть на ожидания Вашего босса и вообще, на Ваши взаимоотношения. Это даст Вам возможность не только отказать вашему начальнику, но также и выбрать правильное время, чтобы сделать это.
6. Умение твердо стоять на своем
Это иногда важно. Например, если Вы только что возвратились после беременности и Ваш начальник ожидает, что Вы немедленно возобновите свою постоянную рабочую нагрузку, Вам, вероятно, придется отказать прямо. Однако, удостоверьтесь, что Вы объясняете свое решение ясно, и так, чтобы Ваш начальник не приписал его внезапному побуждению или случайному поведению. Он или она должен знать, что Ваше решение необходимо для Вашего здоровья и благосостояния. Помните, для любого руководителя важно, чтобы его подчиненные могли находить компромисс между личным и работой.
7. Храбрость - Название Игры
Есть много способов отказать Вашему начальнику, но все они начинаются с небольшой доли храбрости. Имейте в виду, что каждому, кто когда-либо был высшим руководством, время от времени приходилось говорить «нет» на определенной стадии работы.
Итак, суть способов состоит в том, что Вы отказываете начальнику не для того, чтобы уклониться от ответственности или работы. Скорее это должно показать то, что Вы - уверенный, мотивированный и думающий человек!
Источник: Rabotavia.ru
Читайте также:
|
Как «разводят» соискателей Сколько людям ни доверяй, все равно окажется, что не доверять надо было еще больше. Конечно, не все предложения о работе на дому мошеннические. Однако в любой надомной работе всегда есть доля риска. Подробнее |
Ночная работа: за или против? Для многих прилежных студентов-дневников такой режим дня является чуть ли не единственной возможностью совместить учебу с подработкой. Подробнее |
|||
Будни среднестатистического человека, работающего «на дядю», неразрывно связаны с непростым субординационным нюансом - отношениями «начальник-подчиненный». Имеется множество литературы и разнообразных советов психологического характера, к которым можно прислушиваться, а можно нет, все равно поступая по-своему. Читающему не дается истина в последней инстанции, а предлагаются лишь некоторые важнейшие нюансы этих непростых взаимоотношений на регулируемой рамками трудового кодекса. Причем разговор пойдет не об этике производственных или других отношений, моральных аспектах и прочем, а лишь о том, как отказать руководителю и при этом не только удержать а, наоборот, упрочить и, может даже, повысить имеющееся положение.
Прием на работу
На самом деле начало этого нелегкого пути находится в приемной или любом другом помещении, в котором осуществляется собеседование о принятии в ряды будущих заслуженных тружеников производства. Как отказать руководителю при приеме на работу - это, вообще говоря, отдельная тема для другого большого разговора. Однако именно на этом этапе необходимо проявить достаточное количество твердости и показать эту часть своего характера, давая знать, что подчиненный не потерпит к себе отношения как к марионетке в театре кукловода.
Трудовые будни
Итак, первый непростой барьер найма на работу преодолен, и вот мы уже на хорошем счету у босса, отлично зарекомендовав себя в паре непростых испытаний, коварно подстроенных новоиспеченным начальником. Далее нас ждут еще более трудные времена с точки зрения того, как отказать руководителю, поскольку теперь на кону будет стоять не только его уважение, но и скорость прогресса заработной платы, и увеличение всевозможных льгот, напрямую зависящих от него.
Однако если начальник уже на этапе приема на работу почувствовал, что подчиненный не собирается всегда говорить ему «да», как говорилось ранее, то жизнь в таком случае окажется намного легче. Ведь не секрет, что руководитель может и делегировать полномочия, да и вообще, спихивать черную работу на беспрекословно выполняющих ее, не умеющих поставить его на место, словом, тех, на ком и держится любая организация, людей.
Итак, здесь, на этапе сложившегося рабочего процесса, необходимо вести себя еще более принципиально, ведь любое превышение лимита полномочий со стороны начальника чревато повторениями, что, в конце концов, может превратиться в то, что называется нарушением человека.
Отказ может быть соблюдением субординации
Следовательно, если подчиненный думает о том, как отказать руководителю, и сделать это не только вежливо, но и с сохранением рабочего места, должен думать об этом сразу же, на этапе приема на работу. Если поставить себя четко и правильно, давая понять, что не собираешься быть посыльным по всем мыслимым и немыслимым поводам, то в дальнейшем можно рассчитывать не только на соблюдение субординации, но и на возможность поставить на место в крайнем случае. Таким образом, отказ руководителю может быть не только соблюдением субординации, но и является таковым, если осуществляется в рамках разумного.
Повышение, от чего оно зависит
Как ни странно, но даже банальное повышение по службе зависит именно от того, как отказать руководителю. В повышении подчиненного, с точки зрения руководителя, особенно рангом выше его непосредственного начальника, нет ничего необычного. Наоборот, если сотрудник проявляет инициативу, честно выполняет обязанности, достигает хороших результатов, то разумный босс с большим удовольствием не только повысит его, но и удостоит честолюбивого соратника других почестей.
Конечно, существует множество других факторов, и зачастую умение отказать играет далеко не самую важную роль в повышении работника, но важно знать об этом и умело использовать способность разговаривать с руководителем на равных с точки зрения выполнения основных обязанностей сотрудника. Да, именно умение правильно и четко сказать «нет» в том месте разговора, которое даст понять начальнику, где субординация, а где злоупотребление ею, и определяет возможности для повышения.
Семья и бизнес
Еще один немаловажный фактор, часто вклинивающийся в отношения «руководитель-подчиненный», - это семейные узы. Не секрет, что человек, завоевавший место под солнцем, начинает подтягивать и тех, кого он любит, поближе к нему, заветному. И вот тут начинается самое интересное. Как отказать руководителю, если он - твой близкий, а может и не очень, но все-таки родственник. И зачастую ни вежливость, ни жесткость в такой ситуации уже не спасает.
В таком случае многие разумные специалисты рекомендуют следовать очень простому правилу. А именно: четко разделять области, поскольку они действительно практически не связаны. Семья и работа несовместимы, в этом успели убедиться многие работодатели, кто-то на собственном горьком опыте, кто-то - наблюдая этот конфликт со стороны. Итак, дома - семья, на работе - коллеги, а значит, неизбежная обязанность придерживаться субординации. И потому никакого панибратства, которое, кстати, значительно запутывает профессиональные отношения и заметно ухудшает способность добиваться целей как одной, так и другой стороны.
Пол руководителя
Аспектов взаимоотношений между людьми очень много. Однако важнейший, определяющий подавляющее их большинство - половые различия. Действительно, то, как отказать руководителю-мужчине, сильно отличается от подобной манипуляции в отношении босса женского пола. Неудивительно, ведь даже подход к выполнению работы сильно отличается в зависимости от этого.
И если прямой отказ, вежливый и непреклонный, может вызвать уважение со стороны мужчины, то от женщины можно ожидать самых разнообразных и порой непредсказуемых последствий. Не хотелось бы вдаваться в различия психологий полов, однако факт остается фактом. Если знать, как отказать руководителю с сильным характером, можно предугадывать, как поведет себя мужчина. Если же речь о слабом поле, то здесь на помощь подчиненному может прийти только его природная смекалка, ну и, конечно, честность и прямота. Эти вещи всегда вызывают уважение и желание сотрудничать, даже в самой сложной ситуации.
Итоги
Итак, в этом небольшом материале мы рассмотрели, как отказать руководителю. В работе нет ничего сложного, особенно если она радует и приносит удовольствие. Тем не менее знать эти простые правила сотрудничества и обоюдного управления во взаимоотношениях со своим начальником стоит каждому человеку. Хочется надеяться, что они были не только доступно изложены, но и будут полезными каждому сотруднику, мечтающему о хорошей работе, адекватном руководителе и возможностях для профессионального и карьерного роста.
Практически каждый человек хоть раз в своей жизни работал на человека, который не просто «тяжелый случай», а настоящий Цербер. Кому-то и сейчас приходится иметь дело с Псами из ада, которые то перекладывают на вас, казалось бы, свои обязанности, то перебарщивают с объемами работы, да так, что слово «выходные» становится пустым звуком. А то и просто требуют невозможного. Дабы сберечь ваши нервы и рабочее место, мы дадим несколько советов, как отказать руководителю, не задев его хрупкое эго.
Прежде всего, вы должны иметь четкое представление о своих и чужих должностных обязанностях. Чтобы ответить на вопрос «действительно ли меня загружают чужой работой?», нужно как можно тщательней изучить трудовой договор, где прописаны все обязанности. Грамотно будет обговорить с руководством каждый пункт договора еще до его подписания.
Для отказа начальнику в той или иной просьбе нужно иметь хоть небольшую долю храбрости. Например, если начальник придирается, но вы уверены в абсолютной правильности своей работы, то стоит собрать всю волю в кулак и сказать об этом. Ведь как ни парадоксально, но во многих компаниях руководители не желают иметь в своем подчинении стадо всеподчиняющихся овец. Для продвижения любого бизнеса, работодатель заинтересован в креативных сотрудниках, умеющих видеть те варианты решения проблем, которые не видны простому обывателю. Возможно, что излишняя придирчивость со стороны начальства есть ни что иное как провокация. Храбрость – главнейший залог уважения начальства.
Но не стоит злоупотреблять этим советом. Во-первых, возможно, что придирки руководителя зависят от характера самого руководителя. То есть, если ваш начальник по природе своей недоволен всем и вся, то чтобы ни говорили психологи и иже с ними о том, как поставить на место вредного руководителя, это не работает: либо вы терпите, либо уходите на другую работу. Во-вторых, может существовать возможность, что работа ваша действительно выполнена с погрешностями, а то что вы приняли за придирчивость – рациональные замечания, которые вам не дает увидеть или ваше упрямство, или некомпетентность.
Социальный психолог Сьюзан Ньюмэн, в одной из своих книг, говорит, что «людям необходимо побороть свою привычку соглашаться на всё. Однажды сказав начальнику «нет», ты можешь сосредоточиться на личных целях и добиться большего». В этом есть доля смысла, но не всегда это может сыграть вам на руку, особенно, если сказать «нет» начальнице. Женщины-руководители всегда более строже и требовательнее мужчин, ведь их считают слабым полом, и им нужно держать персонал в ежовых рукавицах для поддержания порядка. Да и вообще женщины по природе своей не терпят, когда им кто-то перечит.
Но это не значит, что им нужно потакать в просьбе абсолютно любой природы. Золотой серединой здесь является формулировка «да, но…». Согласие с вышестоящим лицом в виде слова «да» покажет, что вы поняли и услышали точку зрения начальника. А часть «но» в свою очередь продемонстрирует, что вы не с пустого места перечите, а, интересуясь поручением в должной степени, ищите альтернативные решения. Такой целостный подход покажет вас в достаточно выгодном свете, а не обыкновенным лентяем, который не заинтересован в дополнительной работе.
Очень важно уметь твердо стоять на своем. Например, если вам отказывают в повышении без объяснения причин, стоит указать начальству почему вы нуждаетесь в переводе на другую должность, почему считаете, что достойны повышения. Особенно стоит обратить внимание на то, почему на должности, находящейся выше рангом, вы сможете принести компании больше пользы. Если после каждого «простите, но нет» от начальства вы будете реагировать молчаливым согласием, то создадите впечатление человека, который не нуждается и, более того, недостоин выполнения его просьб.
Если у вас на столе скопились уже горы дополнительных поручений от начальника, а он все несет и несет новые со словами «do it!», сделайте так, чтобы ответственность за дополнительную работу он взял на себя. То есть, вы можете сказать «следует ли мне выполнять такое количество поручений, не входящих в мою прямую работу, если это на мои обязанности скажется не в лучшем виде», ведь вы далеко не Юлий Цезарь. Таким образом руководитель получит вежливый отказ, который должен избавить вас от бесконечного потока сверхурочных работ.
Сейчас стало модно заводить офисные романы. Поэтому часто встает вопрос: можно ли находиться в отношениях и не потерять работу? Можно, то оно, конечно, можно, если постараться. Но нужно ли? Ведь такие романы чаще всего не выдерживают главного испытания – времени. Думаю, каждый согласится, что находится в одном помещении с бывшим любовником как минимум неловко, причем как женщине, так и мужчине. Поэтому стоит хорошенько подумать прежде, чем заводить роман на работе.
Видео по теме статьи:
Правильно отказывать - настоящее искусство. Особенно сложно говорить «нет» тем, от кого зависит работа, карьера, заработок. Как сделать так, чтобы отказ не только не повредил отношениям на работе, но и укрепил их?
Специалист по логистике Маргарита Крылова страдает от собственного неумения сказать «нет»: «Еще в школе у меня списывали все, кому не лень. Я постоянно оставалась дежурной или выполняла поручения классного руководителя».
Теперь Маргариту эксплуатируют на работе. Если нужно выйти в выходной день - звонят ей. На переговоры со вздорными клиентами - тоже она. Кроме этого, она подстраховывает опоздавших на работу коллег, обучает новичков и отвечает на звонки в отсутствие офис-менеджера. «Про себя проклинаю и начальство, и сослуживцев, а вслух сказать «нет» боюсь. Ведь у меня такая хорошая репутация. И начальство меня ценит, и коллеги», - оправдывается г-жа Крылова и продолжает разрываться на части.
Быть или не быть
Чтобы понять, какие просьбы стоит выполнять, а на какие наложить категоричное вето, надо ответить (прежде всего, себе) на несколько вопросов.
Вопрос первый: «кому это надо?». Если от того, будет ли исполнена просьба или нет, зависит работа всей компании, ее однозначно стоит выполнить. Даже если это не входит в ваши обязанности. В частности, это касается ситуаций, когда компания имеет шанс заполучить важного клиента, выиграть тендер или, напротив, рискует потерять крупную сумму денег. Начальство, как правило, не забывает тех, кто не подвел в трудную минуту.
Вопрос второй: «могу ли я отказать просящему?». В некоторых компаниях просьбы начальства не обсуждаются. Хотя в таком случае непонятно, почему они называются просьбами.
Вопрос третий: «что я получу, выполнив просьбу?» / «что я потеряю, не выполнив просьбу?». Как уже говорилось, человек, который готов пойти навстречу другим, получает из-за своей безотказности и много хорошего - благодарность, доверие и, что немаловажно, возможность озвучить встречную просьбу. И, напротив, жестко и категорично отказывая ближним, человек теряет хорошее отношение к себе. Если же сотруднику ничего из вышеперечисленных «пряников» от просителя не светит (или не нужно), можно смело отказывать.
И четвертый вопрос, ответ на который может перечеркнуть все предыдущие: «что я потеряю, выполнив просьбу?». Если на кону оказывается качество выполнения собственных обязанностей, личные деньги, здоровье, семья или свобода, стоит найти корректный способ отказаться.
Психологи выделают две основные ошибки отказывающих: слишком завуалированное «нет» и неаргументированность отказа.
В первом случае может возникнуть недопонимание, и просящий решит, что ему ответили согласием. Лучший способ отказать в просьбе - честно сказать «я не буду этого делать». Чтобы у просящего не оставалось иллюзий и ложных надежд.
Для особо трепетных особ стоит еще сообщить мотив своего отказа. Объяснить, что это не личное, а исключительно желание хорошо сделать свою работу. Так как если будешь делать работу других, то кто же сделает твою?
Неаргументированный отказ создает у просящего впечатление, что ему отказывают просто так. А это может привести к конфликту. Если просящим оказывается начальник, упор в аргументации стоит делать на благе компании. Это не только сглаживает отказ, но и характеризует «отказника», как профессионала.
Если же с просьбой обращается коллега, лучше честно сообщить причину отказа. Конечно, если она достаточно веская и нет причин ее скрывать (скажем, речь не идет о чем-то глубоко личном или о третьих лицах). В отдельных случаях безопаснее переложить ответственность за отказ на другого («начальник завалил меня работой»). А еще лучше на обстоятельства («завтра подменить тебя не смогу - меня не будет в городе»). При этом не лишним будет посокрушаться на сей счет, чтобы у просящего не осталось сомнений в том, что ему отказывают не по собственной воле.
«Я бы с радостью, но…»
Один из беспроигрышных вариантов, если просителем выступает начальник, - показать план своей работы на ближайшее время и предложить шефу самостоятельно определить, в ущерб чего будет исполняться просьба. Если этот прием не действует предложить руководителю кандидатуры тех, кому это можно перепоручить.
Есть общий метод под названием «махровый формализм». В рамках этого метода поручения начальства принимаются и выдаются только в письменном виде и с подписью: да, выполню, но соответствующий приказ, пожалуйста, составьте. Начальники в таком случае предпочитают дать задание кому-либо другому, нежели утруждать себя составлением подобных бумажек. Правда, применить этот способ лучше в крупных и забюрократизированных структурах.
Не откажите, господин начальник
С неудобными просьбами сталкиваются не только подчиненные, которых донимают начальники, но и руководители, к которым обращаются сотрудники. Стоит ли отказывать в таком случае?
Если подчиненный пришел с деликатным вопросом или серьезной проблемой, значит он просит принять участие в своих делах не руководителя лично, а компанию, в которой они оба работают. В такой ситуации лучше пойти навстречу просящему и заполучить крайне лояльного сотрудника. Если же руководитель по тем или иным причинам не может выполнить просьбу подчиненного, можно воспользоваться тактикой «это не от меня зависит». При этом шеф не отказывает, а говорит подопечному, что он должен посоветоваться с вышестоящим начальством. А спустя некоторое время с огорчением сообщает, что «он сам бы с удовольствием согласился, но начальство несогласно».
В любом случае начальнику желательно избегать конфликтных ситуаций и, кроме того, отказывать вежливо. Особенно если с просьбой приходит ценный специалист. Даже если в итоге ему предстоит услышать отказ, лучше озвучить его после веских аргументов и нескольких хвалебных фраз: «Мы вас очень ценим», «Ваш вклад в работу компании значителен»...
Напоследок - универсальный совет. Кому бы и при каких обстоятельствах не пришлось отказывать, для начала стоит поставить себя на место просящего и посмотреть на ситуацию с его колокольни. В таком случае, даже категоричное «нет» будет звучать максимально вежливо и необидно.
Основные ошибки, которые совершают «отказники»:
Отказывают слишком агрессивно
Спешат сказать «нет», вместо того чтобы подготовить просящего к отказу
Не аргументируют отказ
Не предлагают альтернативу
Отказывают слишком завуалировано
Приемлемые способы отказа
Честно озвучить причину отказа« К сожалению, я не смогу это сделать, потому что…»
Предложить альтернативу«Сегодня у меня совершенно нет времени, зато, думаю, смогу выполнить вашу просьбу завтра»
Посетовать на отсутствие знаний/умений/компетенции/полномочий, необходимых для выполнения просьбы«Вряд ли компания получит желаемый результат, если переводчиком на переговорах буду я, инженер третьего разряда», «Согласно должностной инструкции, у меня нет полномочий выполнять эти функции»
Переложить ответственность за отказ на третье лицо/обстоятельства«Я бы с радостью, но мой непосредственный руководитель этого не одобряет», «Я бы рад раньше выйти из отпуска, но в авиакассе мне не хотят менять билеты»
ИТОГО: Перед тем как озвучить отказ, стоит подумать, не лучше ли выполнить просьбу. Если решение принято, отказ должен быть аргументированным, вежливым, но категоричным.
