Главная Инженерные системы Как правильно заполнить приходный кассовый ордер. Приходный и расходный кассовый ордер: образец заполнения. Примеры заполнения РКО организацией

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер. Приходный и расходный кассовый ордер: образец заполнения. Примеры заполнения РКО организацией

Предприниматели, которые обязаны вести кассовые документы, регулярно проверяются органами ФНС на предмет полноты учета выручки. Она оформляется ПКО, поэтому рассмотрим несколько примеров заполнения приходного ордера, и штрафные санкции за их отсутствие.

Стандартные формы бухгалтерских документов утверждены Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 года. Согласно Порядку ведения,они применяются при осуществлении всех наличных расчетов.При поступлении денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер, как заполнять его правильно, чтобы не было вопросов при проверке, поясним на примерах.

ПКО(форма № КО-1)подтверждает внесение в кассу, другими словами —оприходование наличных денег, полученных:

в результате оказания услуг, продажи товаров, проведения работ (выручка, в том числе от обособленных подразделений);
возврата остатка денег, выданных в подотчет работникам, в качестве возмещения за нанесенный ущерб;
оплаты доли в уставном капитале новым участником общества с ограниченной ответственностью;
в счет оплаты за проданное имущество, оборудование;
снятых с расчетного счета организации на конкретные нужды.

Таким образом, этим документом оформляются любые деньги, поступившие в кассу, независимо от источника. Компании, осуществляющие деятельность платежного агента, заполняют на деньги клиентов и свою собственную выручку отдельные ордера.

Форма ПКО и порядок заполнения

Кассовые ордера составляются в единственном экземпляре. Помарки, исправления в нем не допускаются, если он испорчен — просто нужно заполнить новый.Обычно его выписывает главный бухгалтер, но такая обязанность может быть возложена должностной инструкцией на любого работника. При их отсутствии это делает руководитель. Образец заполнения приходного кассового ордера приведен на рисунке 1.

Бланк разделен линией отрыва на две части, левая остается в организации, а квитанция возвращается вносителю денег. Особенности заполнения:

Вносится полное наименование организации и структурного подразделения, если в нем имеется собственная касса, принимающая деньги.
Указываются коды ОКПО и ОКУД, присвоенные при регистрации.
Номер соответствует порядковому номеру по журналу регистрации(форма № КО-3). Они заполняются последовательно, с начала календарного года.
Дата составления совпадает с днем передачи денег, записывается в формате 00.00.0000 арабскими цифрами, например: 01.03.2015.
Код структурного подразделения, указываются при наличии; код целевого назначения — при поступлении средств со счета на конкретную цель.
В колонках "Дебет", "Кредит" прописываются соответствующие счета для отражения проводимой операции.
В строке "Принято" указывается ФИО в родительном падеже. Если деньги поступили со счета — название банка и данные кассира, другой компании.
Основание — это хозяйственная операция. Реквизиты документов (наименование, номер, т.д.) в этой строке указываются обязательно. Если они прикладываются к приходнику и хранятся вместе с ним, то данные выносят в строку "Приложение". Они обязательно гасятся штампом "Получено" с указанием даты.
Сумма пишется прописью,при этом не нужно забывать о кассовой дисциплине : она не может больше 100 000 рублей. Принятие нескольких приходных ордеров на общую сумму больше разрешенной, тоже будет нарушением.
"В том числе" — сумма НДС указывается цифрами, кроме случаев внесения денег с расчетного счета или из подотчета. Организации, не являющиеся плательщиками этого налога, а также, если услуга, товар не облагаются им, вносят запись: "Без НДС".

Все свободные места в строках дополняются прочерком. Принимая деньги, кассир сверяет подписи с имеющимися образцами, наличие подтверждающих документов, соответствие указанной суммы с фактической. Квитанция к подписывается и заверяется печатью, которую принято ставить так, чтобы часть ее оставалась на бланке приходно кассового ордера. При обнаружении ошибок, перечеркивает приходник и возвращает в бухгалтерию. Допускается оформление одного ПКО на общую сумму дневной выручки в конце рабочего дня на основании бланков строгой отчетности, контрольно-кассовой ленты, если организация работает с использованием ККТ .

В основании прихода наличных денег могут быть указаны такие причины:

оплата за отгруженную продукцию согласно накладной;
оплата за выполненные работы по акту;
возмещение материального ущерба по решению суда (приказу);
внесение авансового платежа по договору;
возврат неиспользованных средств, выданных в подотчет;
компенсация выявленной недостачи на основании ревизии, приказа.

Как заполнить приходный кассовый ордер в этом случае? Приведем образец.

Если ПКО нет или он заполнен с ошибками

Соблюдение требований по оформлению операций с наличностью проверяется налоговыми органами , в том числе: полнота оприходования выручки. За нарушение порядка предусмотрены административные штрафы: для ИП до 5 000, для организаций — до 50 000 рублей (ст. 14.1, 15.1 КоАП).

Будьте внимательны! Недочеты в порядке документооборота не относятся к финансовым нарушениям. Они рассматриваются по правилам ст.120 НК РФ , и наказание может последовать за грубое пренебрежение правилами учета доходов и расходов (штраф до 30 000 рублей).

Грубыми считаются: отсутствие первичных документов, включая ордера, фактуры, счета; неправильное отражение хозяйственных операций на счетах. Огрехи в при заполнении, если они не повлекли за собой, например, неполное оприходование или накопление сверхлимитного остатка в кассе, к ним не относятся.

Пример из судебной практики. (дело № А52-2365/2010, Постановление ФАС СВО от 07.02.2011).

Во время проверки ФНС были обнаружены некорректно оформленные приходные ордеры: без подписи главного бухгалтера, кассира, с квитанциями. На организацию был наложен штраф — 40 000 руб., на основании ст.15.1 КоАП. При оспаривании в Арбитражном суде, было установлено, что некорректное оформление ПКО, в данном случае, не привело к нарушениям финансового учета. Решение принято в пользу юридического лица.

Приходный кассовый ордер заполняется бухгалтером или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия, по унифицированной форме. Но как выглядит образец такого бланка в 2020 году?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

ИП, для которых установлено обязательство ведения кассовой документации, систематически проверяются представителями налоговой службы на предмет того, полностью ли учитывается выручка.

Ее оформляют приходными кассовыми ордерами. И поэтому разберем несколько образцов заполнения данного документы, ведь при неправильном оформлении ПКО считается недействительным.

А отсутствие такой документации является наказуемым. Выясним, как заполняется приходный ордер.

Необходимые сведения

Как показывает практика, предприниматели и компании в основном заполняют только квитанции к приходным кассовым ордерам. А это не допустимо.

Чтобы не нарушать правила кассовой дисциплины, определим, что такое ПКО, зачем он используется и в соответствии с какими нормами заполняется.

Важные термины

Приходным кассовым ордером называется разновидность бухгалтерской документации, которым фиксируют поступления наличных сумм в кассу организации.

ПКО применяют в обязательном порядке все предприниматели и компании, которые имеют оборот наличности через кассу.

С какой целью формируется

ПКО является подтверждением того, что в кассу внесено денежную сумму. Отражает оприходование наличности, что была получена:

То есть, приходником оформляют любую наличность, что поступает в кассу. Источник такого поступления значения не имеет.

Фирмы, что осуществляют деятельность в качестве платежных агентов, заполняют ПКО на суммы клиента и свою выручку. Приходный ордер может востребовать налоговая инстанция , которая проверяет предприятие.

Законные основания

Как и иная документация бухгалтерии, приходные ордера составляют не в произвольной форме, а на унифицированном бланке, что был утвержден правительством в .

Используют при оформлении операций с наличностью форму КО-1.

Применяя наличность, оформляется ПКО в соответствии со ст. 13, 19 -21 Порядка ведения операция по кассе в РФ, что принят по .

Как правильно оформить приходный кассовый ордер

Приходный ордер должен заполняться с соблюдением ряда правил, что установлены законодателями.

А для этого используется унифицированная форма, в которую вносятся определенные реквизиты. Разберемся, на какие моменты стоит обратить внимание при оформлении бланка.

Общие правила заполнения

Кассовые ордер должен составляться в единственном экземпляре. Нельзя допускать помарок и исправлений, иначе придется переписывать документ заново.

Ордер выписывается бухгалтером или иным уполномоченным лицом, что назначается руководителем предприятия. Если таковых сотрудников нет, тогда бланк оформляет руководитель фирмы.

Бланк приходного ордера содержит 2 части:

В соответствии с законодательными нормами сначала стоит заполнять ордер. После составления данной части приступают к оформлению .

Можно не указывать счета бухучета, если лицо освобождается от обязательства ведения бухучета.Разберем порядок заполнения приходного кассового ордера:

Указывают полное название предприятия	Согласно записям в учредительной документации или наименование структурных подразделений, если в них есть собственная касса, которая принимает наличные суммы
Отражают код ОКПО,	Что были присвоены при открытии компании
Пишут номер	Которые должен соответствовать тому, что указан в журнале регистрации по форме КО-3. Обязательно придерживаются хронологии, нумерация ведется с начала года
При указании даты обращают внимание	На то, совпадает ли она с днем, когда передано средства. Используется формам 11.22.3333 (к примеру, — 02.04.2016)
Вписывают код	Присвоенный структурному подразделению (если есть), код целевого назначения
Указывают дебетовые и кредитовые счета	Используемые, чтобы отразить операцию
Строка «Принято» должна отражать ФИО человека	Который уплатил средства. Если денежные суммы поступают со счетов – наименование банковского учреждения, сведения о кассире, другом предприятии
Пишут основание – хозоперация	Обязательно отражение реквизитов документации. В том случае, когда их прилагают к ПКО и хранят с ним, то такие данные прописывают в строчке «Приложение». Ставится штамп «Получено», указывается дата
Отражают сумму прописью	Она не должна превышать 100 тыс.
В графе «В том числе»	Указывается сумма или пишут «Без НДС»

В свободном месте стоит поставить прочерк. При принятии средств кассиры обязательно осуществляют:

сверку подписей с теми образцами, что имеются;
проверку, все ли подтверждающие документы есть;
проверку, соответствует ли указанная сумма той, что уплачена фактически.

Кассиров ведется полистный и поштучный пересчет. Когда деньги будут подсчитаны, сумму сверяют со сведениями приходного кассового ордера. Если все данные соответствуют, ставится подпись и штамп.

Квитанцию к ПКО подписывают и ставят оттиск печати предприятия так, чтобы его часть приходилась и на ордер. Если будут обнаружены ошибки, приходный ордер перечеркивают и возвращают сотрудникам бухгалтерии.

Возможно оформление одного приходника на всю сумму выручки за день по окончанию рабочего дня на базе бланков строгой отчетности, контрольно-кассовых лент, если применяется ККМ.

Основанием прихода наличности может быть:

плата за товар, что отгружен в соответствии с ;
плата за выполненную работу по ;
возмещение ущерба материального характера на основании решения суда (приказа);
внесение суммы ;
возврат неиспользованной суммы, что выдавалась ;
компенсация выявленных недостач при ревизиях.

Бланк может заполняться вручную или с использованием программного средства. Ордер заполняют в день, когда поступают деньги в кассу.

Указывают и источник поступления денег – физлицо или юридическое лицо. В том случае, когда к ордеру прилагают дополнительную документацию, она отражается в соответствующем пункте.

Проводки стоит формировать такого плана:

При подготовке ордера стоит также учитывать такие нюансы:

При указании фирмы название может сокращаться.
Все необходимые сведения ОКПО берут из справок Росстата .
Любая сумма отражается в рублях и копейках.
В кассовых ордерах в обязательном порядке отражаются данные о каждой операции, что связаны с дебетом и кредитом, аналитическим учетом.
Если организация является бюджетным учреждением, заполняется пункт с кодами целевого назначения. ИП такие данные не указывает.
Все свободные места на бланке заполняются прочерками. А запись начинается с начала строчки.
Иная информация и документы, что сопровождают наличность, отражают в приложении.

Аналогично заполняется и квитанция.

В подотчет

Деньги под отчет выдаются сотрудникам в таких случаях:

если планируется покупка товарных материальных ценностей;
осуществляются ;
производятся расчеты в соответствии с договором, составленным от имени фирмы.

Порядок выдачи средств прописан в Указании № 3210-У.

При принятии оставшейся суммы главбух должен готовить и подписывать приходные кассовые ордера. В них отражают возвращаемую денежную сумму.

Когда будет утвержден авансовый отчет, руководство компании перерасходованные средства возвращает сотруднику. При этом составляется расходный кассовый ордер, реквизиты которого вносят в .

Когда авансовые отчеты не утверждаются или не возвращается остаточная сумма, деньги могут быть удержаны из заработанных средств ().

На зарплату

Если ПКО заполняется при получении средств на выдачу заработной платы, в пункте «Принято от» указывается не название банковского учреждения, а ФИО кассира.

К примеру:

При заполнении ПКО квитанция отдается кассиру, который снимает с расчетных счетов в банках и вносит их в кассу. Выплачивая заработок, бухгалтеры оформляют или .

Уполномоченное лицо ставит подпись на ведомости и подготавливает расчетные кассовые ордера на сумму, что была выдана сотрудникам

При получении денег из банка

Приходный ордер при получении средств из банка составляется по общим правилам. Единственное – стоит указать, что деньги получены из банка. Расписывают, на какую цель снимаются суммы согласно с чеком или с чековой книжкой.

В приложениях отражают номер и дату чека. Платежная ведомость прописывается в приложении к на перечисление заработка.

Пример заполнения

Возникающие вопросы

Есть некоторые нюансы, которые нужно учитывать ООО и предпринимателям.

Для ООО

Юридические лица, которые рассчитываются с населением, должны использовать ККТ и БСО, а также приходные ордера. Не применяют кассовые машины лица со статусом ИП.

Но тогда в обязательном порядке готовят бланки строгой отчетности. В тех ситуациях, когда деятельность не связана с услугами населению, не применяют ККТ только если фирма находится на или приобрела .

В остальных случаях ККТ используется, а БСО выдаются. Приходные кассовые ордера их не могут заменять. Отрывную квитанцию при этом не выдают.

Когда операций не много, и ведение учета наличных средства осуществляется поименно, то вместе с бланками строгой отчетности можно выдавать ПКО.

Приходник может выписываться единожды по окончанию дня на всю выручку по бланкам строгой отчетности. Он может также составляться за каждые операции по приему средств в кассу.

Бланк оформляется, основываясь на контрольную ленту, что изъята из ККМ, БСО, что приравниваются к кассовым чекам, иной документации, что устанавливаются .

Согласно Указаниям № 3210-У запись в кассовых книгах проводится кассирами по каждому ПКО, что оформляется на наличность. В том случае, когда составляется 1 приходник на всю выручку, в кассовых книгах всю выручку отражают корректно.

Если ПКО оформляется не на всех клиентов, а по приходу формируется общий документ, по Z-отчету, может задваиваться выручка в .

Чтобы этого не допустить, формируют общий ПКО из общей суммы те средства, на которые оформлялись отдельные . Используется счет 62 при расчете с покупателем и заказчиком, или же счет 90.

Для ИП

ИП, которые применяют , должны использовать ККТ. Самый правильный способ – расчеты через банковское учреждение.

Могут также выписываться ПКО, но тогда дополнительно выбивают кассовые чеки, и затем, согласовывая с банком, сдают вырученные средства в банковское учреждение.

ИП также вправе производить расчеты наличностью, применяя платежные карты без ККТ, если оказываются услуги населению и выдаются БСО.

Приходные ордера могут применяться как БСО. Если в нем будут отражены необходимые реквизиты (название фирмы, номер документы, ИНН, наименования продукции и т. д.).

Налоговые органы проверяют, соблюдаются ли требование по оформлению операций в наличными средствами. Если будет зафиксировано нарушение административного характера, назначается штраф:

Любая деятельность индивидуального предпринимателя связана с кассовыми операциями. Знание правил оформления, составления и заполнения приходного кассового ордера является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета.

Особенности оформления

Такими лицами на предприятии могут быть:

главный бухгалтер или сотрудник бухгалтерии.
кассир или старший кассир. Такой вариант возможен в случае отсутствия в штате должности гл. бухгалтера.
сам ИП — при отсутствии гл. бухгалтера и кассира в штате.

Представители малого бизнеса (ИП) освобождены от обязательного оформления кассовых документов в т. ч. приходного кассового ордера (далее ПКО) и могут заполнять их по собственному желанию. В случае, если предприниматель выбрал вариант – оформление ПКО, ему необходимо руководствоваться следующим законодательным актом: Указание ЦентроБанка РФ № 3210-У от 11.03.14 г. В данном Указании регламентируется порядок оформления операций с наличными денежными средствами, составление приходного ордера и оговариваются сроки его хранения. В нем также ПКО присвоен номер строгой отчетности 0310001.

Для верного заполнения и оформления документа (ПКО) необходимо знать и соблюдать ряд установленных правил.

Ниже рассмотрим основные из них:

Приходный кассовый ордер обладает юридической силой только в случае наличия подписи такого должностного лица, как бухгалтер, кассир или руководитель предприятия. Таким образом, ПКО должен быть подписан должностным лицом, которое выполняет обязанности по ведению и соблюдению кассовой дисциплины. Возможен вариант подписания ПКО с использованием электронной подписи. Пример, когда такой вариант встречается на практике: кассовый узел размещен удаленно от места нахождения бухгалтерии или офиса директора и приходный кассовый ордер может быть подписан электронной подписью.
Руководитель обязан обеспечить кассира штампом или печатью, карточками образцов подписей должностных лиц и возложить на него обязанность по их хранению. Данное средство используется при подтверждении факта проведенной кассовой операции, а именно проставляется кассиром на ПКО после прихода денежной наличности в кассу.
Допускается два варианта ведения и оформления ПКО: на бумаге или в электронном виде. Удобный вариант ведения первичных бухгалтерских документов, в том числе и кассовых выбирается руководством предприятия (ИП) самостоятельно. Основное отличие: при оформлении на бумаге бланк заполняется вручную, а при оформлении в электронной форме, используется техника и специальное ПО. Такой спец. техникой являются компьютеры, принтеры.
При поступлении ПКО в кассу предприятия кассир обязан выполнить ряд действий, перед тем как принять наличные, согласно установленного порядка.

На какие моменты в ПКО ему следует обратить внимание:

наличие всех необходимых подписей на ордере и их соответствие образцам, указанным в карточках. Карточки образцов всегда хранятся в кассе;
сумма, указанная цифрами должна полностью соответствовать указанной прописью;
после приема наличных кассир должен подписать ордер и поставить штамп или печать и передать квитанцию лицу, вносящему средства в кассу.
внести запись по ПКО в кассовую книгу. Запись вносится по каждому ордеру.

Печать при оформлении ПКО проставляется не на самом бланке, а на квитанции, которая не предназначена для хранения вместе с самим ордером, а передается клиенту или покупателю. При этом заверять квитанцию печатью нужно только в том случае, если она есть у предпринимателя.

На практике ИП сталкивается не только с оформлением ПКО, отражающим приход денежной наличности в кассу предприятия, но также с ПКО при кассовом обслуживании в банке. Порядок оформления такого приходного ордера закреплен в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 г. Указанным Положением присвоен номер форме документа (строгой отчетности) – 0402008.

Пример операций, при которых используется приходный кассовый ордер (форма строгой отчетности 0402008):

прием банком денежной наличности от ИП с целью зачисления на расчетные счета;
оплата ИП налогов;
прием банком средств для зачисления на вкладные счета и т.д.

Составление и формирование данного документа (форма строгой отчетности 0402008) осуществляется работником банка.

На что следует обратить внимание ИП при осуществлении выше перечисленных операций:

кассир банка должен выдать квитанцию;
ИП следует проверить правильность указания в ПКО реквизитов получателя и отправителя (номер расчетного счета, наименование);
выданная квитанция должна иметь подпись кассира и обязательно печать или штамп.

Образец заполнения ПКО по форме 0402008 (пример)

Следует также рассмотреть предприятия, которые в своей работе применяют специальную технику (кассовый аппарат) с выдачей фискального чека. Например, магазин продуктов выдает своим покупателям кассовый чек. По окончании рабочего дня на основании контрольной ленты, содержащей информацию по каждому чеку, составляется один приходный кассовый ордер по форме строгой отчетности 0310001 на одну итоговую сумму. Отметим, что если ИП работает с кассовой техникой и обязан выдавать кассовые чеки, то даже в случае её поломки, он не имеет права выдать вместо фискального чека другой документ, подтверждающий оплату. В этом случае нужно приостановить работу до исправления неисправности. Это требование является законодательно регламентированным, и нарушать его нельзя.

ПКО как документ строгой отчетности не всегда может быть приравнен к кассовому чеку. Он может заменить чек, если ИП оказывает услуги или является плательщиком ЕНВД. В иных случаях выдача квитанции ПКО клиенту вместо чека незаконна.

Как правильно заполнить ПКО

Форма ПКО утверждена Постановлением Комитета статистики от 18.08.1998 № 88 с изменениями и дополнениями. В Постановлении бланку присвоен номер КО – 1. Следует отметить, что ПКО состоит из 2-х частей: квитанция и сам ордер. Квитанция – это отрывная часть ордера, которая выдается лицу, вносящему наличные.

Главное требование: не допускается внесение исправлений, зачеркиваний и подчисток.

Рассмотрим в таблице более подробно какие реквизиты содержит бланк и на что необходимо обратить внимание осуществляя оформление приходного кассового ордера.

Наименование строки, ячейки бланка	Какие реквизиты необходимо указывать	Частые ошибки
Организация	Указывается полное название предприятия, фирмы, компании	Сокращение названия
Структурное подразделение	Вписывается только в случае наличия подразделения или филиала предприятия	Не проставляется прочерк (в случае если нет филиала)
Номер документа и дата	Дата и номер должен соответствовать журналу регистрации	Не проводится регистрация документа
Дебет
Кредит	Указывается номер бухгалтерского счета
Сумма	Вписывается цифровое значение	Не проставляется разделитель целой части от копеек
Код назначения	Код целевой, согласно применяемого на предприятии. Может не указываться
Принято от	ФИО вносящего средства	Используется сокращение имени и отчества
Основание	Содержание операции. Пример, внесение неиспользованного аванса на командировку	Не указывается
Сумма (прописью)	Вписывается сумма буквами	В оставшемся пустом месте строки не ставится прочерк
В т.ч.	указывается размер НДС, при отсутствии делается надпись «без налога (НДС);	Вместо надписи «без налога» ставится прочерк
Приложение	Заполняется при наличии первичных документов	Не указываются даты и номера документов
Раздел подписей	Место для подписей: гл. бухгалтера, кассира, в случае отсутствия подписывается ИП	Не указывается расшифровка данных подписавшего, а именно ФИО
М.П. (штампа)	Место для штампа кассира
Линия отреза	Место отрыва ордера от квитанции	Квитанция не отрывается и храниться в кассовом узле, а должна быть выдана лицу, вносившему средства.

Образец правильного заполнения ПКО (пример)

Печать (штамп) проставляется кассиром только на квитанции. На самом ПКО не предусмотрено проставление оттиска печати.

Организация процесса хранения ПКО, как бланка строгой отчетности на предприятии является обязанностью непосредственно руководителя. Срок хранения также определятся руководителем, но он не может быть менее 5 лет.

Приходный кассовый ордер

Одним из документов оформления кассовых операций является приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1). Рассмотрим его бланк и заполнение . Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается при приеме наличных денег в кассу. Оформлен он может быть в ручную на бланке или на компьютере. ПКО по форме 0310001 всегда выписывается в одном экземпляре.

Приходный кассовый ордер — бланк

Бланк приходника состоит из двух частей: основной и квитанции. Заполняются обе части одинаково. После оформления ПКО отрывная квитанция передается лицу, вносящему деньги, для подтверждения факта оплаты.

ПКО выписывается при поступлении денег с расчетного счета, поступлении оплаты за товары или услуги, возврате подотчетных сумм, поступлении розничной выручки и других случаях пополнения кассы.

Исправления в ордере не допускаются . При ошибке в заполнении реквизитов, необходимо выписать новый документ. Все приходный ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3).
Приходный кассовый ордер — заполнение
При заполнении бланка обратите внимание на следующие моменты:
В заголовке указывают наименование своей организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя и код ОКПО. Вторая строка для названия структурного подразделения (если есть).
Нумерация приходников начинается с 1 января текущего года. Номер документа ставим из журнала регистрации ПКО. Дата составления - текущий день, так как ПКО заполняется в день проведения операции.
Дебет и кредит заполняют организации в соответствии с используемым планом счетов. Индивидуальные предприниматели эти графы могут не заполнять. Сумма указывается цифрами в рублях и копейках. Код целевого назначения заполняется при использовании таких кодов.
Если деньги вносит работник своего предприятия или ИП, то в строке «принято» записывается его фамилия, имя и отчество. При приеме наличных от других лиц - указывается наименование организации и ФИО вносителя, через которого происходит оплата.
Например : принято от ООО «Фантик» через Павлова Николая Николаевича.
В строке «основание» указывают содержание операции.
Например : оплата по договору № 5 от 10.10.2012 г. за услуги; получено с расчетного счета на хозяйственные расходы или заработную плату; возврат остатка подотчетных сумм; пополнение кассы ИП для текущей деятельности; розничная выручка.
Далее указывается сумма прописью с начала строки с большой буквы. Копейки записываются цифрами. При наличии НДС, его сумма заносится в строку «в том числе» цифрами или делается запись «без налога (НДС)».
В приложении записываются номера и даты прикладываемых документов. После приема денег эти документы погашаются специальным штампом «получено» с указанием текущей даты.

Ордер подписывается кассиром и главным бухгалтером, а при его отсутствии руководителем (индивидуальным предпринимателем). Достаточно в расшифровке подписи указать фамилию и инициалы.
При получении денег, кассир или предприниматель должен проверить правильность всех реквизитов, наличие подписи главного бухгалтера, соответствие сумм цифрами и прописью, приложение всех указанных документов.
На квитанции кассир ставит свою подпись, печать организации (чтобы захватывала часть ПКО) и указывает дату приема наличных.
Приходный кассовый ордер — образец
Образец заполнения приходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер, его бланк и заполнение рассмотрим далее.

Приходный кассовый ордер относится к документам первичной учетной документации. Основное его назначение - подтверждение приема наличных средств в кассу компании. Как правильно оформить этот документ, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Когда выписывается приходный кассовый ордер

Как и все первичные документы бухгалтерского учета, приходный кассовый ордер (далее по тексту - ПКО) составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Таким фактом в данном случае является поступление денежных средств в наличной форме в кассу компании.

Другими словами, в тот момент, когда производится сдача наличных средств в кассу, должен быть выписан ПКО.

Случаи, в которых необходимо заполнение формы ПКО

Заполнение и оформление ПКО производится в тех случаях, когда в кассу компании поступают деньги. К таким случаям относятся:

поступление и оприходование дневной выручки. В случае реализации товаров и услуг за наличный расчет с оформлением чека или бланка строгой отчетности за всю смену должен быть составлен один ПКО;
возврат подотчетных средств, которые не были использованы;
получение наличных средств, выданных ранее в долг;
поступление средств в уставной капитал.

Форма ПКО

Специальным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 регламентирована стандартная форма для ПКО (форма КО-1), образец которой представлен ниже:

Согласно утвержденной форме КО-1 ПКО состоит из двух частей: собственно сам ордер и квитанция к нему. Лицо, осуществившее сдачу денег в кассу компании, получает на руки квитанцию. Она заверяется печатью или штампом предприятия и подписывается в том же порядке, что и ПКО. Кроме того, на квитанции должна стоять подпись кассира, осуществившим прием и оприходование наличных средств. Сам ПКО остается в кассе организации.

Как оформляется приходный кассовый ордер

Оформление ПКО могут производить следующие сотрудники компании:

главный бухгалтер;
бухгалтер или другой сотрудник компании (например, кассир). В данном случае полномочия данного сотрудника должны определены руководителем и согласованы с главбухом и закреплены соответствующим приказом или распоряжением по организации;
в случае отсутствия главного бухгалтера или бухгалтера оформление ПКО производится руководителем компании.

ПКО должен быть подписан главбухом или бухгалтером, а в случае их отсутствия - руководителем организации или кассиром.

В том случае, если все кассовые операции по оформлению ПКО осуществляет руководитель компании, то он же должен и ставить подпись на них.

Оформление ПКО производится на бумаге или на цифровых носителях с использованием специальных средств обработки информационных данных - компьютера и специального программного обеспечения.

В том случае, когда ПКО оформляется в цифровом виде, его необходимо продублировать на бумажном носителе.

В ПКО по закону нельзя вносить исправления.

Читайте также:

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер

Работник бухгалтерии выписывает ПКО в одном экземпляре. Далее этот документ должен быть пописан главбухом или сотрудником, имеющим соответствующие полномочия.

Квитанция же к ПКО должна быть подписана не только главным бухгалтером и сотрудником, имеющим соответствующие полномочия, но и кассиром, осуществившим прием и оприходование наличных средств. Кроме того, на квитанции должен быть оттиск печати или штампа кассира.

Заполнение бланка приходного кассового ордера

Заполнение бланка ПКО осуществляется в следующем порядке:

Строка "Организация". Здесь следует указать полное наименование компании, привести код по ОКПО, который присваивается отделом статистики;
Стока "Структурное подразделение". Она заполняется в том случае, если наличные средства поступили из отдела данной компании (это может быть дневная выручка одной из торговых точек). Во всех остальных случаях в данной строке ставится прочерк.
Номер документа. Согласно правилам, нумерация ПКО начинается с 01.01 текущего года. В данной графе ставим номер ПКО.
Дата составления. Обратите внимание, что вся первичная документация составляется в день совершения хозяйственной операции, следовательно дата ПКО должна совпадать с датой его заполнения.
Графа "Дебет". В нее следует занести номера соответствующих счетов, а также их кодовые обозначения, если в компании принята система кодирования. В данную графу заносятся номера счетов, по дебету которых оформляются наличные средства. Организации, которые выдают ПКО, в графе "Дебет" ставят, например, счет 50 "Касса". В случае необходимости здесь указывается номер субсчета, определяемый согласно рабочему плану счетов предприятия.
Графа "Кредит", код структурного подразделения, корреспондирующий счет и субсчет соответственно должны быть указаны требуемые данные - номер счета, в случае необходимости - субсчета, по кредиту которых оформляется приход наличных средств в кассу компании.
Графа "Сумма". Здесь указывается сумма наличных средств, поступивших в кассу компании. В данной графе сумма указывается арабскими цифрами.
Графа "Код целевого назначения". Если в компании не утверждена система кодирования, то в данной графе ставится прочерк.
Строка "Принято от". Здесь возможно два варианта заполнения. Если наличные средства поступают от сотрудника вашей компании, то нужно просто указать его имя, отчество и фамилию. Если денежные средства поступают из другой компании, то нужно указать и полное наименование компании и фамилию, имя и отчество сотрудника через которого данные наличные средства были переданы. Оформляется это с использованием слова "через ". Например, "Принято от ООО "Коммуникативные технологии" через Преображенского Ф.Ф."
Строка "Основание". Здесь следует указать содержание хозяйственной операции. Например, "розничная выручка" или "оплата по договору".
Строка "Сумма". В данной строке, в отличие от графы с аналогичным названием, следует указать сумму поступающих наличных средств прописью. Сделать это необходимо с самого начала строки и с прописной (заглавной) буквы. Если в сумме присутствуют копейки, то они указываются цифрами. В том случае, если в строке, в которой указывается сумма, остается пустое место, то его следует прочеркнуть.
Строка "В том числе". Здесь следует указать сумму НДС. Она указывается цифрами. Если налога нет, то указывается: "без НДС".
Поле "Приложение". Если к ПКО прилагаются документы, То здесь следует указать их название, номера и даты составления. На самих прилагаемых документах должен стоять оттиск штампа "Получено". Он ставится сразу после поступления наличных средств в кассу компании.

В ПКО сумма поступающих наличных средств указывается дважды - в графе "Сумма" и в строке "Сумма". В первом случае, она указывается цифрами, во втором - прописью. Если в графе сумма указывается с копейками, то и в соответствующей строке она также должны быть указана с копейками. И наоборот, если в графе копейки не указаны, то и в строке их упоминать не следует.

Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру

Квитанция к ПКО заполняется в том же порядке, что и сам ордер. В ней должны содержаться все те же данные, что и ПКО.

В отрывной квитанции, которая является приложением к ПКО должны быть отражена следующая информация:

Полное название компании;
Номер ПКО и дата его составления;
Сведения "Принято от"
Основание (содержание хозяйственной операции);
Сумма поступающих наличных средств;
В том числе (налог или его отсутствие)
Подпись главного бухгалтера или руководителя организации;
Подпись кассира, осуществившего прием наличных средств.

Действия кассира после получения денежных средств

После заполнения всех граф и строк квитанции, кассир осуществляет прием денег и только после их получения ставит свою подпись, а также указывает свои ФИО на ордере и предлагающейся к нему квитанции.

На квитанции также должна быть указана дата, когда были приняты наличные средства и стоять подпись кассира. Оттиск штампа или печати на квитанции осуществляется таким образом, что часть оттиска заходит на сам ПКО.

После поступления наличных средств в кассу компании, кассир должен оторвать квитанцию, прилагающую к ПКО по линии отрыва. Квитанция выдается сотруднику, который сдал деньги, а сам ордера должен остаться в кассе. В кассовой книге (форма КО-4) должна быть сделана запись о поступивших наличных средствах.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

В Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов производится регистрация ПКО до того, как он попадет в кассу компании. Журнал имеет форму КО-3.

В общем виде данный Журнал имеет своим назначением осуществление учета всех кассовых документов, образующихся в ходе ведения кассовых операций. В нем осуществляется регистрация приходных и расходных кассовых ордеров.

Сама форма КО-3 представляет собой образец обложки и вкладных листов. По данному образцу осуществляется оформление и заполнение всех страниц данного документа.

Вкладной лист Журнала состоит из двух блоков: первый используется для регистрации приходных документов (графы с первой по четвертую), а второй - для регистрации расходных документов (графы с пятой по восьмую).

Чем грозит отсутствие приходного кассового ордера

Как уже отмечалось выше, ПКО является разновидностью первичной кассовой документации . Статья 120 Налогового кодекса РФ предусматривает наложение на налогоплательщика определенных штрафных санкций в случае отсутствия или неправильного оформления первичной кассовой документации. В частности, грубое нарушение правил учета доходов и расходов объектов налогообложения наказывается штрафом в размере 10 000 рублей.

Отсутствие или неправильное оформление первичной кассовой документации, к которой относится ПКО, является именно грубым нарушением правил учета дохода и расходов организации, подлежащей налогообложению.

Кроме того, если у организации, которая является покупателем определенных товаров и услуг, будут отсутствовать первичные кассовые документы для налогового органа это может стать основанием для отказа признать расходы на покупку в целях налогообложения прибыли, а также единого налога согласно упрощенной системе налогообложения.