Залили кассовый аппарат что делать. Что делать если не работает онлайн касса? Поломка кассы в одной организации

В сфере товаров и услуг необходимой техникой является контрольно-кассовые аппараты. Как и любая техника, кассовый аппарат, может прийти в негодность или сломаться. Поскольку ККМ – техника подучетная, даже небольшой ремонт необходимо производить с учетом соблюдения всех требований.

Ремонт кассовой техники должен производиться только в центрах технического обслуживания (ЦТО). Остальные организации, не имеющие сертификат, чьи специалисты не прошли соответствующего обучения, не имеют права заниматься таким видом работ. У ЦТО есть вся необходимая база, включая техническую и ремонтную документацию, запчасти, соглашения с поставщиками ККМ (аккредитация). Ремонтом при этом считаются все действия связанные со вскрытием пломбы и проникновением внутрь кассового аппарата. Выполнение ремонта любой степени сложности производится исключительно при подписании между ЦТО и владельцем ККМ договора технического обслуживания.
Законодательством строго регламентирован процесс ремонта кассовых аппаратов. На него отводится от 36 (при условии, что заказчик и ЦТО находятся в городе) до 48 часов (в сельской местности). Так как во время ремонта нарушается целостность пломбы на кожухе, до и после него необходимо заполнять множество документов, в которых указываются не только причина ремонта и ремонтные действия, но и показания счетчиков на начало и конец операции.
Если виновником поломки кассовой техники не является хозяин аппарата или обслуживающий персонал, для сломанного аппарата предоставляется гарантийный ремонт, который возможен до истечения гарантийного договора. Такой вид ремонта проводится бесплатно. Является ли случай гарантийным – определяет ЦТО.
Остальные виды ремонта владелец кассовой машины оплачивает самостоятельно.
Мелкий ремонт подразумевает только работы по смазке и настройке деталей, без замены. По окончании работ ссоставляется акт о выполненных услугах ЦТО и необходимые налоговой инспекции документы.

Средний ремонт предполагает замену всех запчастей, кроме блоков и узлов. По окончании сотрудник ЦТО заполняет акт, документы для налоговой инспекции. А также, составляется накладная на передачу замененных элементов и частей ККМ.

Замена блоков или цельных узлов ККТ и является капитальным ремонтом. Это наиболее дорогостоящий вид ремонта. Оформляется этот вид ремонта также как средний ремонт.

У Вас сломался кассовый аппарат ?

Обратитесь в наш ЦТО и мы устраним неисправность!
Кассовая техника, в основном, перестает работать, если использовать ее не надлежащим образом. Каждая модель кассового аппарата имеет свои условия эксплуатации, указанные в технической документации.
Кассовый аппарат будет считаться сломанным, если:
— на кассе не печатается чек ,
— не прописываются реквизиты компании ,
— касса не включается ,
— при вводе на кассовый аппарат данных, информация не сохраняется ,
— не работает клавиатура кассы ,
— квитанции печатаются не полностью .
Если на кассовой технике повреждена марка-пломба ИФНС, аппарат тоже можно считать недействительным.
Кстати, технически неисправной технику посчитают, даже если производственная маркировка на аппарате отсутствует, либо повреждена пломба налоговой службы.

Причины поломки кассы :
Износ внутренних деталей и частей.
Внешнее повреждение техники.
Поломка фискальной памяти.
Перегрев принтера кассового аппарата.
Неисправный аккумулятор.
Неправильные действия кассира-операциониста.
Не проведен профилактический ремонт оборудования.
Ошибка программного обеспечения.

В случае, когда кассовый аппарат был сломан с целью укрывательства и избежания налоговых выплат (с аппарата была стерта память и данные восстановлению не подлежат), виновников привлекают к административной ответственности и обязывают выплатить штраф.

Что делать если сломалась касса?
На данный момент, почти все современное кассовое оборудование оснащается системой проверки неисправностей.
Запустив систему, кассир-операционист выяснит:
Правильно ли подключена клавиатура
Исправны индикаторы
Достоверен ли блок контрольной информации
Правильно ли введены данные программ
Исправна ли система

Если на Вашем кассовом оборудовании система проверки не установлена делайте следующее:
1. Когда на дисплее видно, что идет обработка какой-либо команды, не выключайте аппарат. Дождитесь того момента, когда оборудование завершит операцию само.
2. Если ККМ отключилась — попробуйте подключить заново.
3. Спасательная клавиша «С» может отменить действие ненужной операции, а также уберет высвеченный на экране код ошибки.
4. Техника может быть заблокирована в том случае, если вы попытались войти в режим, предназначенный только для налогового инспектора, либо механика ЦТО. Чтобы разблокировать ККМ, следует выбрать правильный режим и пароль.
5. Не печатаются данные на чеке, если не подходит термобумага. Следует подбирать бумагу по техническим параметрам.
6. Когда ломается принтер, лучше обратиться в службу ремонта.
7. Если аппарат не включается, также позвоните в ЦТО.
8. Когда техника загрязняется, то не стоит чистить ее самостоятельно. Обязательно проконсультируйтесь по телефону со специалистом по ремонту ККМ. Он должен будет осмотреть аппарат и решить, каким образом его почистить.
9. Проверьте подключение к сети аппарата.
10. Если не работают какие-либо детали оборудования, которые взаимодействуют с кассой (например, клавиатуру, дополнительный дисплей), то проверьте разъемы для подключения, переходники, провода.

Что должен делать кассир, если кассовый аппарат не работает :
1. Кассир-операционист, прежде всего, должен сообщить своему начальнику о том, что оборудование сломалось или появилась какая-либо ошибка. Если самостоятельно исправить ошибку не удалось, то стоит обратиться в центр техобслуживания. Специалист должен осмотреть ККМ и сообщить вам о причине поломки и способе устранения.
2. Следующие действия – обращения в налоговую службу, в которой был зарегистрирован аппарат. Заметьте, что обратиться обязательно следует в том случае, когда отремонтировать оборудование не получилось без снятия пломб. Предприниматель должен собрать пакет документов. В него войдут:
3. Заявление о том, что ККМ было отправлено на ремонт. Следует указать в нем данные регистрационной карточки, показания счетчика на начало того дня, когда сломалась техника.
4. Заключение специалиста ЦТО. Обязательно его должны предоставить для подтверждения причины снятия пломбы налоговой, а также, чтобы стояла даты с момента начала и окончания ремонта.
5. После вашего заявления и бумаги с центра техобслуживания, в налоговой службе должны дать разрешение или отказ на снятие пломбы. Конечно, без участия руководителя торговой организации специалист ЦТО может и сам. Он может написать заявление в налоговую и попросить необходимое разрешение. Это следует сделать в течение 3 дней с момента появления неисправности.
6. Оплачивать работу механика, возможно, придется вам. Это в том случае, если техника сломалась по вашей вине. Если же причина другая и ремонт идет по гарантийному талону (он действует обычно не более 18 месяцев), то оплачивать его будет производитель. Специалист ЦТО сам договаривается с поставщиком оборудования.
7. В течение 15 рабочих дней после выдачи разрешения контрольно-кассовое оборудование должны привести в нормальное состояние.

(RNDIS, по USB кабелю)

Находясь на рабочем столе нажмите правой кнопкой мыши на значек сети (выделенный красным квадратом)

При выходе из строя новой кассовой техники, сбоях, перебоях с электричеством и отключением Интернета нарушается порядок передачи сведений от ККТ к ОФД. Последний не имеет возможности передать сведения о произведенных операциях в ФНС. В случае возникновения указанных ситуаций необходимо прекратить торговлю, сформировать чек коррекции на неучтенную выручку и предоставить в налоговый орган объяснительную записку по факту неприменения ККТ.

При работе с новыми кассовыми аппаратами возникают ситуации, когда ККТ выходит из строя, происходит сбой или поломка, в связи с чем возникает вопрос, что делать, если сломалась онлайн касса. Официальных разъяснений по данной вопросу нет: есть информация, размещенная на сайте налоговой службы, в которой описан примерный принцип действий при выходе из строя кассового аппарата с функцией передачи данных в налоговый орган.

В случае возникновения накладок, сбоев, неполадок и проблем в работе фискального накопителя или выходе из строя ККТ необходимо придерживаться следующего порядка действий.

• Прекращение работы на онлайн-кассе до устранения неполадок.

Если кассовый аппарат сломался или стал работать с ошибками и перебоями, необходимо прекратить торговлю до восстановления работоспособности кассы. Это позволит избежать проблем с налоговыми органами, связанных с тем, что на законодательном уровне запрещено вести деятельность без применения кассового аппарата (чревато штрафами за неприменение ККТ).

Примечание : не допускается выдача покупателям вместо , бланка строгой отчетности и иного документа, подтверждающего оплату, если это не оговорено в законе.

• Извлечение данных из фискального накопителя.

При поломке ККТ необходимо обратиться за помощью к производителю фискального накопителя с целью извлечения данных с указанного устройства. Специалист не только получит данные с накопителя, но и выделит те, что не были направлены ОФД и не попали в налоговый орган.

Обратите внимание ! Данные на фискальном накопителе хранятся в течение 30 дней и могут быть получены только при обращении к его производителю.

• Запись неотправленных ОФД сведений на электронный носитель.

После того как получены сведения о неоправленных ОФД чеках, данные необходимо записать на флешку, дискету или иной электронный носитель и передать в ФНС вместе с объяснительной запиской.

• Составление объяснительной.

В ней необходимо указать дату и время поломки, вызвавшие ее причины, вкратце описав сложившуюся ситуацию.

Что делать, если после поломки кассы или отключения света торговля не прекратилась

Если касса перестала функционировать, но прием платежей был продолжен, это вызовет вопросы проверяющих, даже несмотря на предоставление объяснений. Позиция налоговых органов довольно жесткая: торговля не может вестись без применения кассового аппарата.

Можно попробовать поступить следующим образом: сформировать на неучтенную выручку чек коррекции. Так же стоит поступить, если данные не попали в фискальный накопитель, но сохранились в учетной системе.

Как правило, касса не отправляет чеки в ОФД в связи с тем, что:

1. Нет связи с интернетом.

• выставлены некорректные настройки соединения онлайн-кассы с интернетом;
• сбой у провайдера;
• сломалось коммуникационное оборудование (например, Wi-Fi-роутер);
• доступ к интернету прекращен из-за неуплаты.

2. Произошла поломка аппарата.

Варианты здесь самые разные. Например, сломался коммуникационный модуль связи с интернетом (Wi-Fi, 3G, Ethernet).

3. Утратил функциональность фискальный накопитель.

На практике это может выражаться:

• в поломке накопителя;
• истечении срока действия накопителя.

4. Выставлены некорректные настройки в ПО онлайн-кассы, некорректно установлена прошивка.

Яркий пример такой ситуации — масштабный сбой кассовой инфраструктуры 21.12.2017 по всей России из-за ошибок в прошивке оборудования от компании «Штрих-М».

5. Есть проблемы на стороне сервера ОФД.

Они могут быть самыми разными. Например, когда сервер «падает» при обновлении ПО.

Рассмотрим подробнее, что делать, если касса перестала передавать чеки в ОФД вследствие указанных неполадок.

Касса перестала передавать чеки в ОФД: что делать?

Кассиру, обнаружившему неполадки в работе онлайн-кассы, необходимо:

1. Продолжить работу, если нет связи кассы с интернетом либо сервер ОФД отказывается принимать данные. Затем, когда появится связь и возможность передачи данных возобновится, в течение смены сообщить об обнаруженной проблеме коллегам (например, в ИТ-отдел).

Даже при отсутствии связи с интернетом и ОФД онлайн-касса будет выдавать бумажные чеки, которые вручаются покупателям. Передавать платежные данные в ОФД онлайн-касса может 1 раз в 30 дней (п. 4 ст. 4.1 закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Этого времени должно хватить на устранение проблемы.

2. Прекратить торговлю и сразу обратиться к ИТ-специалистам, если есть подозрения, что аппарат сломан, утратил функциональность накопитель, выставлены некорректные настройки ПО и т. д.

Если продолжить применять устройство, не отправляющее чеки в ОФД в силу указанных причин, либо отпускать товары без чека (что более вероятно, поскольку ККТ при указанных неполадках, как правило, отказывается работать), то это будет считаться нарушением закона об использовании ККТ и может привести к штрафам (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ), наложенным на:

• должностных лиц — 25-50% от суммы выручки, не пробитой на кассовом аппарате (не менее 10 000 руб.);
• юридическое лицо — 75-100% от непробитой выручки (не менее 30 000 руб.).

Налоговики рассказали, когда возможно продолжать работу без ККТ, избежав при этом штрафных санкций. Подробности см. .

Отметим, что при масштабных сбоях, как в случае с аппаратами от «Штрих-М» в декабре 2017 года, магазин вправе рассчитывать на то, что ФНС отнесется лояльно к продолжению торговли со сломанным ККТ даже без пробития чеков. В указанной ситуации налоговики посчитали, что вины торговых точек нет, и разрешили им отпускать товары «мимо кассы» (письмо ФНС России от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867).

Итоги

Онлайн-касса может перестать отправлять чеки в ОФД по разным причинам. Основные — отсутствие связи с интернетом и неполадки внутри ККТ. В первом случае на решение проблемы у торгового предприятия есть 30 дней. Во втором отреагировать нужно незамедлительно с привлечением компетентных специалистов.

Сбои в работе онлайн-кассы могут произойти по самым разным причинам: неполадки с сетью, электричеством, ошибки обновления, вирусные атаки, сбой фискального накопителя и так далее. При возникновении неполадки не стоит паниковать. Сначала нужно выяснить, неполадки коснулись только конкретного пользователя, или же они носят массовый характер. В зависимости от этого будут различаться и действия, которые необходимо предпринять.

Если онлайн-касса не работает только у Вас

В первом случае после возобновления работы ККТ необходимо провести на бланке строгой отчетности кассовые чеки коррекции по каждой неучтенной операции. После этого в ФНС подается подробная информация о ситуации и реквизиты всех операций коррекции (согласно письму ФНС от 07.12.2017 N ЕД-4-20/24899). В противном случае пользователя ККТ могут оштрафовать отдельно за каждую операцию.

Если неполадки носят массовый характер

В случае массовых сбоев коррекция проводится на общую сумму, и заявление в налоговую службу подавать не требуется. Также не предусмотрено и штрафа за подобное нарушение кассовой дисциплины, так как вина за него лежит не на пользователе ККТ (согласно письму ФНС от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867@).

Однако, следует приложить все силы для восстановления работоспособности онлайн-кассы: своевременно обновить прошивку, антивирус, и т.п. В противном случае долгий простой ККТ будет расцениваться как частные неполадки.

Что делать, если возникли проблемы с фискальным накопителем?

При некорректной работе фискального накопителя (ФН) следует в срочном порядке обратиться к производителю ФН для получения отчета о том, какие операции приняты оператором ФН, и какие не были переданы в ФНС.

После этого следует сформировать чеки коррекции на неучтенные операции и передать их в налоговые органы на электронном носителе вместе с заявлением о форс-мажорной ситуации от пользователя ККТ.

Можно ли продолжать работу при неполадках с ККТ?

Не так давно политика ФНС относительно продолжения работы при неисправной кассе была резко негативной. При возникновении неполадок предписывалось приостановить работу до полного восстановления работоспособности ККТ. При обнаружении факта работы без ККТ пользователям грозили штрафы и санкции.

Но после массовых сбоев онлайн-касс 20 декабря 2017 года ФНС пересмотрела свою политику. В случае массовых сбоев аппаратуры теперь разрешается продолжить деятельность с последующим отражением неучтенной выручки единым чеком коррекции на БСО. При реализации алкоголя допустимо составить , на основе которого будут вноситься данные при восстановлении работоспособности ККТ.

Следует отметить, что 20.12/2017 пользователи онлайн-касс потерпели убыток на сумму почти 10 миллиардов рублей прибыли.

Ответственность при ведении учета без работоспособной онлайн кассы

При ведении торговли без ККТ предусмотрены санкции, затрагивающие как должностные лица, так и организацию в целом. Так, при первичном нарушении индивидуальные предприниматели и руководители организаций облагаются штрафом от четверти до половины суммы выручки, отпущенной без применения ККТ, но не менее 10 000 рублей. ООО штрафуется на сумму от 75 до 100% выручки, не менее 30 тысяч рублей.

При повторном нарушении должностное лицо отстраняется от должности на срок до двух лет, а ООО и ИП могут принудить останосить деятельность на срок до трех месяцев. Однако в том случае, если сумма выручки, заработанной без использования ККТ, менее одного миллиона рублей, отстранение возможно заменить штрафом.

Санкции при ведении учета ККТ с нарушениями

В случае, если операции проводятся через ККТ, но не полностью соответствуют букве закона, также предусмотрены штрафы:

для должностных лиц и ИП от полутора до трех тысяч;

для ООО - от пяти до десяти тысяч рублей.

Однако при наличии смягчающих обстоятельств ФНС может заменить штраф на предупреждение. В частности, к таким факторам относится своевременное уведомление налоговой службы о вынужденной работе с неисправной ККТ, с указанием причин, повлекших нарушение и составлением чеков коррекции.

Стоит отметить, что штрафа можно избежать лишь в том случае, когда налоговая еще не знает о правонарушении. В противном случае приходить с повинной будет уже поздно.

Подводим итоги

Если онлайн касса перестала работать не по вине пользователя, допускается продолжение работы с последующем оформлением сделок чеком корректировки на БСО при восстановлении работоспособности кассы. При массовых сбоях дополнительно уведомлять ФНС не нужно. Если же сбой имеет частный характер, в налоговую службу следует подать объяснительную о причинах нарушения режима работы и реквизиты чеков коррекции по каждой проведенной операции.

Про онлайн-кассы рассказали уже почти всё: кому они нужны, как их регистрировать, где покупать, сколько стоят и когда нужно менять. Но до сих пор некоторые считают, что не обязаны пробивать чеки, потому что якобы не принимают наличные. Или что Минфин обещал не штрафовать, если кто-то не успеет подключить онлайн-кассу.

Екатерина Мирошкина

экономист

Есть еще много нюансов, которые нужно знать, чтобы не попасть на крупные штрафы или не остаться без работы из-за претензий налоговой. Мы разобрались и рассказываем.

Нужна ли касса интернет-магазинам и онлайн-сервисам, если они не принимают наличные?

Да, интернет-магазинам и сервисам, которые продают инфокурсы или подписку и принимают оплату через сайт, картами или электронными деньгами, нужна касса.

В момент получения оплаты они так же, как и обычные магазины и продавцы, должны пробивать чеки и отправлять их покупателю.

Даже если клиент оплачивает ночью или в выходной, ему всё равно нужно отправить чек. И одновременно данные этого чека должны уйти в налоговую.

Эти требования действуют давно, но технически выполнить их было сложно. Не все могут круглосуточно дежурить возле кассы и пробивать чеки сразу после оплаты. Теперь такой аргумент не работает. Даже если получать деньги через сайт и вообще не держать в руках наличные, всё равно нужна касса и договор с оператором фискальных данных.

Но деньги реально не поступают в кассу, а идут сразу в банк. Их туда перечисляет платежный агрегатор. С какой стати нужно пробивать чек, если это не расчет наличными?

Это расчет с использованием электронных средств платежа.

Такие расчеты регулирует тот же закон, что и оплату наличными. Это понятно даже из названия закона.

Хотя деньги фактически поступают на расчетный счет, считается, что это поступление в кассу. В бухучете это оформляется специальной проводкой, где участвует касса. А для налогоплательщика это повод использовать онлайн-кассу.

Что делать, если невозможно пробивать чеки в момент расчета? Например, когда оплачивают через сайт ночью.

Раньше это было проблемой, но сейчас уже нет. Платежные сервисы и производители придумали решения, чтобы чек формировался автоматически и сразу уходил в налоговую, хоть ночью 31 декабря.

Есть варианты, когда владельцу бизнеса вообще ничего не нужно делать, даже покупать кассу. Можно арендовать ее и интегрировать с сайтом.

Или купить кассу в рассрочку, или платить не помесячно, а за каждый день использования.

Такие решения есть и у банков. Кто-то уже внедрил их, а кто-то только разрабатывает или договаривается с производителями. Можно уточнить в своем банке по поводу онлайн-кассы или открыть счет там, где всё готово, чтобы сэкономить время и деньги.

Как и кому передавать бумажный чек, если даже не видишь клиента, а он платит через сайт?

В таких случаях бумажный чек передавать не нужно. Его можно даже не печатать, а передать электронный чек. Это законно: уже есть устройства, в которых отключена функция печати и которые можно использовать только для расчетов через интернет. Такие кассы официально включены в реестр ККТ , но не подходят для обычной торговли.

Если товар доставляет курьерская служба, кто и когда должен выдать чек?

Чек должен выдавать тот, кто принимает деньги. Если клиент оплатил товар на сайте и деньги получил магазин, то и чек выдает магазин.

Если была оплата картой через платежный агрегатор, можно выдать только электронный чек, а бумажный необязательно.

Курьерская служба выдаст отдельный чек за свою доставку, если ее оплачивают на месте.

Иногда бывает так, что курьерская служба принимает деньги и за товар, и за доставку. Так делают, например, в пунктах выдачи заказов. Тогда чек на всю покупку выдает служба доставки: в нем должны быть все реквизиты, включая названия товаров.

Получается, что у транспортной компании должны быть базы товаров всех интернет-магазинов, чьи товары выдаются или доставляются. Об этом нужно заранее позаботиться, если нет своих курьеров, иначе можно внезапно остаться без доставки.

Когда покупатель-физлицо оплачивает по квитанции на расчетный счет фирмы, касса нужна? А если платит через личный кабинет в Клиент-банке со своей карты?

Потом утвердили перечень товаров , которые придется продавать по чекам даже на рынках. И если теперь предприниматель продает носовые платки на ярмарке текстильных изделий, то сможет работать без кассы даже после 1 июля 2018 года. А если он на ЕНВД и продает платки для головы, в следующем году придется покупать кассу, подключать ее к интернету и передавать чеки в налоговую.

Какие есть варианты не покупать кассу, но не нарушить закон?

Без физической кассы можно работать через интернет. Тогда некому выдавать бумажный чек и можно отправить только электронный.

Аренда кассы и интеграция с сайтом. Можно арендовать кассу через платежный сервис, который предоставляет такие услуги. Их уже несколько, и они успешно работают. Но это всё равно стоит денег, иногда даже больше, чем физическая касса. Зато не нужен кассир, а система всё делает сама, как только узнаёт об оплате. Такое решение уже разработано для клиентов интернет-эквайринга Тинькофф-банка. Можно настроить интеграцию с сайтом или даже группой в соцсетях через АПИ или ЦМС и арендовать кассу. Система сама сформирует чек и отправит его в налоговую, как только покупатель оплатит что-то через интернет.

Договор со службой доставки. Если служба доставки выступит платежным агентом и будет получать деньги от покупателей, чеки должна пробить именно она, а магазин не должен. В чеках должны быть наименования товаров, поэтому придется наладить обмен данными о заказах. Если обо всем договориться и правильно оформить документы, можно сэкономить, не нарушая закон.

Если ничего не делать и работать тихонько без кассы, как будто ничего не знал или не разобрался, что тогда будет?

Может быть штраф 30 тысяч рублей и даже больше . А потом могут вообще закрыть на три месяца. В итоге работать без кассы обойдется дороже, чем один раз всё правильно сделать.